Fiche de police en location saisonnière : l’obligation et comment la gérer sans paperasse
Si vous hébergez des voyageurs étrangers dans un gîte ou un meublé de tourisme, vous êtes concerné par la fiche individuelle (souvent appelée « fiche de police ») : un document à faire remplir à l’arrivée, à conserver, et à tenir à disposition des autorités. Un check-in digital permet de la collecter automatiquement, sans formulaire papier à l’accueil.
Voici l’essentiel — et comment ne plus y penser.
Qu’est-ce que la fiche individuelle (« fiche de police ») ?
C’est une fiche renseignée par le voyageur à son arrivée, prévue par le Code de l’entrée et du séjour des étrangers et du droit d’asile (CESEDA) pour l’accueil de ressortissants étrangers. Elle comporte des informations d’identité et de séjour et doit être conservée puis tenue à disposition en cas de demande des autorités.
Les modalités exactes (public concerné, durée de conservation, contenu précis) évoluent et dépendent de votre situation : vérifiez auprès de votre mairie ou des services préfectoraux ce qui s’applique à votre hébergement. L’objectif de cet article est de vous éviter de découvrir l’obligation… le jour d’un contrôle.
Le problème du formulaire papier
En pratique, beaucoup de propriétaires :
- font remplir une fiche papier à l’arrivée (quand ils y pensent),
- la rangent dans un classeur… ou la perdent,
- n’ont aucune trace centralisée, ni rappel, ni preuve de conservation.
C’est chronophage, peu fiable, et ça tombe toujours au mauvais moment — pendant l’état des lieux, avec des voyageurs pressés.
Le check-in digital : l’obligation devient invisible
Un check-in en ligne renverse la logique : le voyageur renseigne ses informations avant ou à l’arrivée, depuis son téléphone. Le bon outil :
- génère la fiche individuelle automatiquement pour les voyageurs concernés,
- la conserve de façon centralisée et horodatée,
- vous évite la ressaisie et le classeur papier,
- fluidifie l’arrivée (plus de formulaire à remplir sur place).
Vous passez d’une corvée oubliée une fois sur deux à un processus automatique et traçable.
Ce que ça change dans la gestion d’un gîte
La fiche de police n’est qu’une pièce d’un ensemble : réservations, calendriers synchronisés, taxe de séjour, communication client, état des lieux. Les traiter dans des outils séparés multiplie les oublis. Les réunir dans une seule plateforme — c’est la logique de Git’Easy, qui intègre le check-in digital et la fiche individuelle au reste de la gestion locative.
Questions fréquentes
La fiche de police concerne-t-elle tous les voyageurs ? Elle vise l’accueil de voyageurs étrangers. Le périmètre exact dépend de la réglementation applicable à votre hébergement — renseignez-vous auprès de votre mairie ou de la préfecture.
Combien de temps faut-il la conserver ? Une durée de conservation est prévue et doit être respectée. Un outil qui archive automatiquement vous met à l’abri d’un oubli.
Un check-in digital est-il compliqué à mettre en place ? Non : le voyageur remplit un lien depuis son téléphone, et l’outil s’occupe de la fiche et de son archivage. Aucune installation côté voyageur.
Vous gérez un ou plusieurs gîtes ? Découvrez Git’Easy — check-in digital, fiche de police, calendriers et facturation au même endroit — ou échangeons sur votre organisation.